Als einer unserer Kunden im März abrupt zur Heimarbeit überging, musste er sich schnell etwas einfallen lassen, um seinen Werbekunden aktuelle Informationen zukommen zu lassen und den Geldfluss aufrechtzuerhalten. Geschlossene Büros bedeuteten, dass sie keine physischen Schecks abholen oder Inkassoanrufe tätigen konnten - und das zu einem Zeitpunkt, an dem der Zahlungseingang entscheidend war.
Dieser Kunde, ein großer, in London ansässiger Multimediaverlag, benötigte eine Möglichkeit, seine weltweiten Kunden schnell über die Schließung von Niederlassungen zu informieren und ihnen mitzuteilen, dass die Zahlung per Scheck kurzfristig nicht mehr möglich ist, und ihnen Anweisungen zur Einrichtung einer Banküberweisung zu geben.
Die Lösung? Der Group Operations Director hat sich einen cleveren Adpoint-Hack einfallen lassen, um dieses Problem zu lösen und einen langfristigen Schmerzpunkt für das Unternehmen zu beseitigen. Kürzlich erzählte er uns, wie sein Team das benutzerdefinierte Briefpapier-Tool von Adpoint einsetzt, um die Herausforderungen im Bereich der Kollektionen zu bewältigen, und gab anderen Adpoint-Nutzern seine besten Ratschläge für ähnliche schnelle Änderungen.
Wie man mit Adpoint-Briefpapier Zahlungslücken schließt
Mit dem Finanzmodul von Adpoint können Teams benutzerdefiniertes Briefpapier im System einrichten, um automatisch Mitteilungen wie Rechnungen und Inkassomitteilungen zu versenden. Bei den meisten unserer Kunden wird das benutzerdefinierte Briefpapier von Adpoint für die operative Korrespondenz verwendet, getrennt von der Marketingkommunikation, und die für jede Kommunikation relevanten Daten werden vor dem Versand automatisch in die Vorlagen eingefügt.
Dieser Kunde hat seine Standardvorlagen für Inkassobriefe (von denen es vier gibt) umgestaltet und die erste Nachricht in eine allgemeine Ankündigung umgewandelt. Die erste Nachricht wurde stattdessen in eine allgemeine Ankündigung umgewandelt. wurde schnell so eingestellt, dass sie an alle ausstehenden Konten gesendet wird, für die derzeit keine Banküberweisungen aktiviert sind. Der Group Operations Director erklärte,
"Ich hatte die Idee, mit unseren Kunden in Kontakt zu treten und sie aufzufordern, uns nur noch per Banküberweisung zu bezahlen, was wir ohnehin schon immer tun wollten, aber jetzt war das die einzige Möglichkeit. Also haben wir [in Adpoint] unser Briefpapier für Inkassobriefe dahingehend angepasst, dass der erste Inkassobrief zu einer Mitteilung an jeden Kunden wurde, der eine offene Rechnung hatte, unabhängig davon, ob sie überfällig war oder nicht. Wir haben das Briefpapier umgeschrieben und die Erklärung entfernt, um es in ein reines Kommunikationsinstrument zu verwandeln, was der schnellste Weg war, um die relevanten Kunden zu informieren."
Die Bequemlichkeit dieses Ansatzes kann nicht unterschätzt werden. Anstatt einzelne Mitteilungen manuell zu versenden oder sich auf die Marketingabteilung zu verlassen, können die Finanz- und Betriebsteams Adpoint-Briefpapier verwenden, um schnell mit den Kunden zu kommunizieren. Der Kunde erklärt:
"Mit Hilfe von Inkassobriefen [in Adpoint] können Sie eine Reihe von Mitteilungen sofort versenden und wissen, dass sie direkt an die Kunden gehen, die sie sehen müssen. In diesem Fall sind das die Leute, die ausstehende Rechnungen haben. In den USA haben wir nur einen Kreditprüfer - er hätte jedes Konto einzeln anschreiben müssen. Aber wenn wir ein offizielles Dokument von Adpoint aus versenden, können wir sicher sein, dass es den gewünschten Empfänger jedes Mal auf sehr professionelle und offizielle Weise erreicht. Außerdem können wir es bei Bedarf sehr schnell erneut versenden.
Doch wie haben die Kunden auf diese Veränderung reagiert?
Sie berichteten, dass das Inkasso sofort einfacher wurde, und sie hoffen, dass die Kunden auch in Zukunft per Banküberweisung zahlen werden. "Alle haben fast sofort damit begonnen, uns per Banküberweisung zu bezahlen. Ich könnte mir vorstellen, dass die Kunden dies auch dann noch tun werden, wenn die Geschäfte wieder normal laufen. Das hat sich also sehr positiv auf die Art und Weise ausgewirkt, wie wir bezahlt werden. Es ist schwer zu sagen, dass diese Situation etwas Gutes gebracht hat, aber dadurch, dass wir die Kunden ermutigen können, uns per Banküberweisung zu bezahlen, war das zumindest ein großer Vorteil."
Was rät dieser Kunde den Verlegern, die sich in unsicheren Zeiten schnell anpassen wollen? Halten Sie es einfach: "[Diese Lösung ist] praktisch und einfach, und ich denke, das ist der richtige Weg, um mit solchen Dingen umzugehen - nicht zu viel über die Situation nachzudenken, sondern einfach zu schauen, was praktisch ist und wie man Probleme auf die einfachste Weise lösen kann. In diesem Fall sind Inkassobriefe das beste Kommunikationsmittel für Ihren Kundenstamm".
Rekrutierung von Vertriebsmitarbeitern zur Unterstützung
Da die Anzeigenverkäufe kurzfristig ins Stocken geraten sind, konzentriert man sich derzeit auf das Inkasso, und einige Vertriebsmitarbeiter verfügen möglicherweise über eine zusätzliche Bandbreite, um bei dieser Aufgabe zu helfen. Das Team ordnete die Rechnungen den Vertriebsmitarbeitern zu, so dass jeder Vertriebsmitarbeiter die Rechnungen im Einzelgespräch nachverfolgen und die Kunden auf dem Laufenden halten konnte.
"Und wir sagen nicht 'hier sind ein paar Rechnungen', sondern 'hier sind Ihre ausstehenden Rechnungen'", erklärten sie. "Dadurch erhält unser Vertriebsteam einen Einblick in den gesamten Prozess, den es vorher nicht hatte, und das sollte sich auf unsere künftige Zusammenarbeit auswirken. Wenn sie einen Fehler gemacht haben, z. B. keine Bestellangaben oder etwas anderes, sind sie jetzt dafür verantwortlich, dies zu bereinigen. Ich denke, dass dieser Prozess realistischerweise zu einem Teil des permanenten Prozesses werden könnte.
"Dies ist eine sehr intelligente Art, Vertriebszeit umzuwidmen", sagt Nita Watkins, CRM-Produktmanagerin bei Lineup. "Sie können ihre bestehenden Kundenbeziehungen nutzen und den Prozess von Anfang bis Ende auf eine Art und Weise durchlaufen, an der sie normalerweise nicht teilnehmen würden."
"Für die Zeit, die wir gerade hinter uns haben, hat es funktioniert", stimmt der Kunde zu. "Und jetzt fangen die Dinge an, sich ein wenig zu entwickeln und die Verkäufe ziehen an, aber ich bin froh, dass wir diese Zeit wirklich gut nutzen konnten.
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