Was ist zu tun, wenn Ihr Altsystem ausläuft [5 Tipps]?

Wenn Ihr System in die Jahre gekommen ist, sollten Sie unbedingt über eine Aufrüstung nachdenken, sowohl aus Sicherheitsgründen als auch zur Steigerung der Effizienz in Ihrem Unternehmen.

Im Folgenden gehen wir auf 5 Dinge ein, die Sie als Verleger tun müssen, wenn Ihr Altsystem ausläuft, und geben Ihnen einige Tipps, wie Sie den Prozess so reibungslos wie möglich gestalten können.

Fragen Sie Ihr Team, was es von einer neuen Lösung erwartet

Ein Viertel der amerikanischen Arbeitnehmer gibt an, dass die Technologie ihres Unternehmens ihre Produktivität behindert. Um zu verhindern, dass dies in Ihrem Medienunternehmen zur Realität wird, sollte Ihr erstes Ziel darin bestehen, Ihre Mitarbeiter zu beruhigen und ihre Vorbehalte gegen einen Wechsel der Technologie oder des Anbieters zu überwinden. Ihr Team muss wissen, dass es seine Arbeit auch mit einem neuen System erledigen kann (und dass der Prozess im Idealfall sogar besser wird).

Setzen Sie sich mit einigen Ihrer Mitarbeiter an einen Computer, während Ihr Altsystem läuft, und führen Sie ein kurzes Interview, um ihre Erfahrungen mit der Technologie zu sammeln. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihrem Team zu zeigen, dass Sie ihm zuhören, und geben Sie ihm die Möglichkeit, seine Bedenken zu äußern. Hier sind einige Beispiele für Fragen, die Sie stellen können:

• Wie oft nutzen Sie unser bestehendes System?
• Was macht Ihnen am meisten Spaß bei der Nutzung des Systems?
• Was stört Sie an der Nutzung des Systems?
• Wie erledigen Sie [hier Aufgabe einfügen]? Bitte demonstrieren Sie es für mich.
• Welche Funktionen fehlen in diesem System?

Bevor Sie sich nach Alternativen umsehen, sollten Sie alle Abteilungen, die von Ihrem Altsystem abhängig sind, um ihre Zustimmung bitten - unabhängig davon, ob eine Abteilung das System direkt nutzt oder nur Berichte daraus erhält. So stellen Sie sicher, dass die neue Lösung Ihren geschäftlichen Herausforderungen gerecht wird, für Ihre Endbenutzer geeignet ist und nicht in einem virtuellen Regal verstaubt.

Entscheiden Sie, ob Sie ein System integrieren, bauen oder kaufen wollen

Sie haben nun eine klare Vorstellung davon, was Ihre Stakeholder von einer neuen Lösung erwarten. Dazu gehört wahrscheinlich die Möglichkeit, die Bestellungen und Abrechnungen der Werbekunden zu verwalten, Berichte über die Kampagnenleistung zu erstellen und zukünftige Verkäufe durch automatisierte Taktiken zu fördern. Als Publisher ist es am besten, wenn Sie sich für ein System entscheiden, das all diese Aufgaben erfüllen kann.

Sie können sich dafür entscheiden, die neue Technologie in Ihre aktuelle Lösung zu integrieren; wenn Ihr Altsystem jedoch ausläuft, kann diese Option wirklich nur eine vorübergehende Notlösung sein. Sie können sich dafür entscheiden, ein neues System intern zu entwickeln, um eine genaue Anpassung zu erreichen, aber bedenken Sie, dass dieser Aufwand Ihre IT-Ressourcen stark in Anspruch nehmen kann. Oder Sie entscheiden sich für den Kauf einer Lösung von einem Anbieter und konfigurieren sie so, dass sie den Anforderungen Ihres Teams entspricht.

Jedes Medienunternehmen ist anders, und es gibt keine allgemeingültige Antwort auf die Frage Integration, Aufbau oder Kauf. Sie können Elemente aller drei Optionen in Ihren Ansatz einbeziehen. Denken Sie daran, sich bei dieser Entscheidung auf die langfristige Zukunft Ihres Unternehmens zu konzentrieren und nicht nur darauf, was Sie heute brauchen.

Wählen Sie Ihre neue Technologie

Wenn Sie sich für den Kauf statt für die Entwicklung entscheiden, sollten Sie mehrere Anbieter sorgfältig prüfen. Erkundigen Sie sich, inwieweit das System des jeweiligen Anbieters den Kunden geholfen hat, ihre Pipeline und ihren Umsatz sowohl auf der Werbe- als auch auf der Abonnementseite zu steigern. Behalten Sie auch Ihre Mitarbeiter im Auge. Fragen Sie jeden Anbieter, wie viel Zeit seine Lösung den IT-, Marketing-, Vertriebs- und Finanzteams seiner Kunden gespart hat.

Sie müssen auch die Langlebigkeit und Skalierbarkeit jedes neuen Systems, das Sie in Betracht ziehen, bewerten. Wahrscheinlich haben Sie zu diesem Zeitpunkt bereits den Schmerz des Auslaufprozesses zu spüren bekommen und möchten ihn nicht in zwei Jahren noch einmal durchlaufen müssen. Denken Sie darüber nach, wie Ihr Unternehmen in Zukunft aussehen wird - werden Sie beispielsweise stärker von Abonnementeinnahmen abhängig sein als heute? Wenn dies der Fall ist, muss Ihre neue Lösung Ihre sich entwickelnde Abonnementstrategie unterstützen.

Einen Vertrag unterzeichnen

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben sich für ein neues Medienverkaufssystem entschieden. Bevor Sie den Stift zu Papier bringen, sollten Sie die Vertragsspezifikationen sorgfältig prüfen, z. B. wie die Technologie funktionieren soll und wie der Anbieter ihre Leistung bewertet. Erkundigen Sie sich, welche Art von Garantie mit der Lösung einhergeht und welche Art von Kundensupport der Anbieter bietet. Lassen Sie sich nicht auf eine Beziehung ein, die in dem Moment endet, in dem Sie die Software bezahlt haben.

Vergessen Sie nicht, mit Ihrem Anbieter über die Eigentumsrechte an den Daten zu sprechen. Als Verleger müssen Sie sich darüber im Klaren sein, ob Sie Eigentümer der Publikumsdaten in Ihrem System sind und was Ihr Vertrag über Datenspeicherung, -zugriff und -weitergabe aussagt.

Erstellen Sie einen Plan zur Datensicherung und -migration

Dieser Schritt ist entscheidend, um einen nahtlosen Übergang von sauberen Daten von Ihrem alten zu Ihrem neuen System zu gewährleisten.

"Auch wenn Sie alle Daten vor der Migration sichern, wäre es ratsam, die Daten im Altsystem im schreibgeschützten Modus zu belassen", heißt es in diesem Artikel von SecurityIntelligence. "Die Entscheidung, die Nur-Lese-Option im Altsystem beizubehalten, hängt von den Kosten (Lizenzen und Wartungsanforderungen), der Einhaltung von Vorschriften und der Notwendigkeit ab, diese Daten in Zukunft zu aktualisieren. 

Bevor Sie Ihre Daten migrieren, sollten Sie außerdem Ihre bestehende Datenbank überprüfen, damit die Daten, die Sie in Ihre neue Lösung übernehmen, so sauber wie möglich sind. Publikumsdaten sind eine wertvolle Währung für Publisher, und je genauer sie sind, desto wertvoller sind sie für Werbetreibende. Sie wollen kein altes Durcheinander in ein neues System bringen.

Jetzt können Sie mit der Migration beginnen. Sie können sich dafür entscheiden, Ihre Daten schrittweise zu migrieren, um die Unterbrechungen für Ihre Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten, so dass sie sich nach und nach mit einem Aspekt Ihrer neuen Technologie vertraut machen können. Auf diese Weise hat Ihr IT-Team auch die Möglichkeit, die Sicherheit Ihrer neuen Lösung zu überprüfen.

Laden Sie unsere RFP-Vorlage herunter

Wenn Sie auf der Suche nach einer neuen Lösung sind, die Ihr auslaufendes Altsystem ersetzen soll, sollten Sie eine Ausschreibung verfassen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Abteilungen zustimmen und Sie eine Lösung finden, die den Anforderungen Ihres gesamten Unternehmens gerecht wird. Laden Sie diese Vorlage herunter, um loszulegen.