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Los editores se enfrentan a restricciones presupuestarias debido a la caÃda de los ingresos publicitarios provocada por la pandemia de Covid-19. Este es un momento excelente para auditar los procesos y flujos de trabajo internos y encontrar oportunidades de automatización y reducción de los costes administrativos.

Identificar las eficiencias internas es importante por varias razones. En primer lugar, según un estudio de Ultimate Software, más del 90 % de los empleados afirman que la tecnología que les ayuda a agilizar su trabajo repercute positivamente en su satisfacción laboral.

La auditoría de los flujos de trabajo y procesos internos también permite a los editores liberar tiempo dedicado a tareas administrativas para que puedan centrarse en mejorar la experiencia del cliente para sus anunciantes y reducir su coste medio por venta. En este artículo, exploraremos algunas formas en que su organización de medios de comunicación puede utilizar la auditoría de flujos de trabajo y procesos para impulsar su negocio.

Sentar las bases

Para empezar, le recomendamos que asigne a una parte interesada de cada equipo (marketing, ventas, finanzas, recursos humanos, etc.) de su organización de medios de comunicación que participe en la revisión para que dirija el flujo de trabajo interno y la auditoría de procesos dentro de su departamento. Establecer un jefe de proyecto por equipo ayuda a mantener las cosas organizadas y fomenta la responsabilidad.

A continuación, el jefe de proyecto puede recabar información sobre las tareas habituales de cada miembro del equipo y el tiempo que le dedican actualmente. Si es posible, también es útil evaluar el valor empresarial (es decir, el retorno de la inversión) de cada tarea.

Una vez que disponga de esta información, pregunte a sus empleados cómo creen que podría hacerse más eficiente su carga de trabajo o si podría eliminarse alguna tarea por completo. Sus empleados están más familiarizados con estas tareas, por lo que probablemente obtendrá información valiosa si les pide su opinión.

A continuación, revise todo lo que ha aprendido, establezca objetivos que especifiquen cuánto desea aumentar la eficiencia para poder evaluar los progresos y elabore un plan para abordar algunas áreas clave. A continuación, nos sumergiremos en esas áreas en detalle.

5 formas de aumentar la eficacia de su organización de medios de comunicación

Eliminar las tareas manuales en la medida de lo posible

Todos los medios de comunicación tienen oportunidades de automatización, por ejemplo, en su enfoque de las redes sociales. Dos tercios de los editores utilizan la automatización de las redes sociales en cierta medida, pero sólo el 25% ha implementado la automatización completa, confiando completamente en la inteligencia artificial (IA) para compartir contenidos en todos los canales. Esto significa que el contenido que publican, incluidos el titular y la imagen, se crea mediante IA, "y la tecnología determina incluso el mejor momento para publicar".

La automatización de la distribución de contenidos en las redes sociales permite a su organización ahorrar tiempo en tareas manuales y repetitivas, para que el personal pueda centrarse en actividades de mayor valor, como la participación de la audiencia y la gestión de la comunidad.

Elimine pasos en el proceso de reserva de anuncios

Como editor, usted sabe cuánto tiempo puede llevar crear órdenes de inserción personalizadas para cada anunciante. Esto también es completamente innecesario en los casos en que varias órdenes incluyen varios criterios idénticos.

La creación de plantillas para los criterios de segmentación más utilizados o para audiencias enteras le permite reducir el número de pasos del proceso de reserva de anuncios, lo que agiliza el proceso para sus representantes de ventas y ahorra tiempo.

Implantar un portal de anuncios de autoservicio

Puede simplificar aún más el proceso de contratación implantando una solución de autoservicio que sus anunciantes puedan utilizar de forma independiente. De este modo, sus representantes de ventas podrán dejar de gestionar numerosas cuentas pequeñas y centrarse en la captación de cuentas más grandes, capaces de aportar un negocio más importante o a más largo plazo a su organización de medios.

Implantar un portal de autoservicio no significa que vaya a dejar de prestar un servicio de calidad a sus anunciantes más pequeños. La solución simplemente ofrece una forma de impulsar la automatización y la eficiencia en su negocio al permitir a su equipo de ventas dar prioridad a las cuentas con mayores ingresos.

Automatice los pasos del proceso de aprobación

Todos hemos pasado por lo mismo: imprimir, firmar, escanear, cargar y enviar por correo electrónico un contrato tras otro mientras el reloj avanza en un ajetreado día de trabajo. Puedes hacer que el proceso de aprobación de tu medio de comunicación sea más eficiente utilizando firmas digitales, que multiplican por 25 la velocidad media de entrega de un documento firmado.

Las firmas digitales ofrecen una forma fácil y segura de hacer negocios, reduciendo el tiempo entre el envío del contrato y su firma. También le ayudan a ahorrar en costes de impresión, correo y otros gastos administrativos.

Aumente la flexibilidad en su entorno de trabajo

La pandemia de Covid-19 ha avivado como nunca el debate en torno al trabajo a distancia dentro de la mano de obra del conocimiento, y cada vez hay más pruebas de que muchos profesionales son más productivos trabajando desde casa que en la oficina.

"Según nuestros datos, los trabajadores remotos tuvieron un aumento del 4% en el tiempo medio diario dedicado a su trabajo principal y una disminución del 18% en el tiempo dedicado a la comunicación (en comparación con los trabajadores de oficina)", señala este artículo de RescueTime.

¿Cuál es la conclusión? Una mayor productividad ayuda a mejorar la eficiencia general de la empresa. Aunque no tiene por qué pasar a una plantilla totalmente remota, su empresa de medios de comunicación podría beneficiarse de estar abierta al trabajo a distancia. 

Utilice la tecnología para automatizar sus flujos de trabajo

Adpoint Workflow de Lineup puede ayudar a reducir el tiempo que su equipo dedica a tareas administrativas mundanas, permitiéndoles en su lugar buscar oportunidades de ingresos.

Puede personalizar Adpoint Workflow para que cumpla sus requisitos y se adhiera a sus políticas. Obtenga más información y explore 10 tareas que nuestros clientes suelen automatizar con Adpoint Workflow. 

Lineup

Lineup Systems es el principal proveedor mundial de tecnología de ventas de medios de comunicación, y representa a más de 6.800 marcas de medios de comunicación en todo el mundo, entre ellas Gannett/USA Today, New York Times y News Corp. Amplio es la solución multicanal de monetización de audiencias de Lineup que ayuda a las empresas de medios de comunicación a explotar todo su potencial de ingresos por lectura, utilizando inteligencia basada en datos para captar, fidelizar y monetizar a los lectores con ofertas personalizadas que aumentan los ingresos por lectura y reducen la rotación. Adpoint es la solución integral de Lineup para la venta de publicidad en medios multicanal que ayuda a las empresas de medios a agilizar sus operaciones, hacer un mejor uso de los datos, aumentar la eficiencia e incrementar los ingresos.