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El cambio ha sido constante para las organizaciones de medios de comunicación durante la pandemia de Covid-19.

Han sido testigos del descenso de los ingresos por publicidad tradicional, pero las suscripciones han aumentado, ofreciendo nuevas oportunidades de crecimiento. Las redacciones se encuentran en una batalla constante contra la desinformación sin precedentes y, en respuesta, algunos editores están notando una mayor demanda de periodismo de calidad.

Sin embargo, el cambio más drástico puede haberse producido en el propio lugar de trabajo.

Cuando surgió la pandemia, los equipos de todo el mundo se encontraron de repente trabajando desde casa. Para poder realizar su trabajo, tuvieron que recurrir más que nunca a las herramientas de colaboración.

En pocas palabras, una herramienta de colaboración es una aplicación, un programa de software o una plataforma que conecta a los usuarios para que puedan trabajar juntos desde cualquier lugar con conexión a Internet. Algunos ejemplos populares son Slack para la mensajería en el lugar de trabajo y Trello para la gestión de proyectos.

Como resultado de su mayor uso, estos productos han proliferado. Durante los ocho primeros meses de 2020, las empresas tecnológicas lanzaron o mejoraron al menos 100 productos de colaboración digital a distancia, frente a solo 24 en el trimestre anterior a la pandemia, según un artículo de investigación de Deloitte.

Aunque cada vez son más los países que vuelven a la normalidad después de dos años, cada vez está más claro que, para muchos lugares de trabajo, la necesidad de contar con herramientas digitales de colaboración eficaces no está desapareciendo con la pandemia, sino que "está creciendo".

¿Por qué las herramientas de colaboración están adquiriendo un mayor protagonismo?

Las órdenes de permanecer en casa pueden parecer un recuerdo (algo) lejano. Es posible que pueda subirse a un avión sin mascarilla o dirigirse a su restaurante favorito sin una prueba de vacunación. Sin embargo, algunas rutinas que se formaron al principio de la pandemia no parecen ir a ninguna parte.

Sólo el 34% de los trabajadores del conocimiento vuelven a trabajar en la oficina a tiempo completo, cinco días a la semana, según la encuesta Future Forum Pulse de primavera de 2022. Los acuerdos híbridos, en los que el tiempo se divide entre el hogar y la oficina, representan la mayor parte, con un 45%, mientras que el 21% restante de los trabajadores sigue siendo totalmente remoto.

Aquí hay tres razones por las que esas cifras del Foro del Futuro no deberían ser una sorpresa:

  1. Más productivo en casa: En contra de la preocupación de que el trabajo a distancia reduzca la productividad, algunas investigaciones sugieren lo contrario. De hecho, los trabajadores del conocimiento han demostrado ser más productivos desde casa, según un estudio de Harvard Business Review.
  1. Tendencias de contratación: Muchas organizaciones de medios de comunicación han asumido compromisos de personal que requerirán el uso continuo -y la mejora- de herramientas de colaboración. La posibilidad de contratar trabajadores remotos a tiempo completo, impensable para algunas organizaciones antes de la pandemia, se considera ahora una forma potencial de aprovechar una reserva de talento más amplia, no limitada por la geografía.
  1. Barreras de comunicación reducidas: Con la adopción de la tecnología colaborativa durante la pandemia, algunos editores han visto cómo se rompían las barreras de comunicación existentes. "Cuando los participantes están todos en las mismas casillas en una plataforma de vídeo digital, esas viejas jerarquías - "quién se sienta en lo alto de la mesa o al lado de quién"- son de repente menos visibles y menos imponentes", afirma Jane Barrett, editora global de estrategia de noticias de medios de Reuters.

Está claro que hay fuertes incentivos para mantener a los equipos conectados después de la pandemia, ya que los acuerdos de trabajo flexibles se convierten en parte de una nueva normalidad, y los beneficios de la colaboración digital son cada vez más evidentes.

Cómo está cambiando el papel de las herramientas de colaboración

A medida que los miembros del equipo trabajan juntos con más frecuencia desde diferentes ciudades o con horarios rotativos en la oficina, las empresas ya no pueden considerar las herramientas de colaboración como algo agradable.

Las herramientas de colaboración deben funcionar como centros para equipos dispares pero interconectados. Para que estas tecnologías, cada vez más populares, asuman con éxito un papel centralizado, deben tener las tres capacidades siguientes:

  1. Amplias funciones en tiempo real: Estas fomentan la colaboración, y cada vez más empresas parecen apreciar la importancia de trabajar juntos sobre la marcha. El 92% de los usuarios de Google Workspace y el 78% de los de Microsoft 365 coinciden en que la colaboración en tiempo real es la norma para sus equipos, según un estudio de la consultora de gestión Quadrant Strategies.

    Tenga en cuenta que el trabajo en equipo en tiempo real es mucho más que la edición colaborativa en Google Docs o el chat en Slack: es la capacidad de acceder y compartir los datos más recientes, realizar un seguimiento de los proyectos, generar informes y mucho más.
  1. Fácil integración: La tecnología para la colaboración no debe preservar los silos existentes ni crear otros nuevos. Si una herramienta es fácil de integrar en una amplia variedad de flujos de trabajo, será más capaz de reunir a los distintos equipos de una organización.

    Las opciones de software como servicio (o SaaS, para abreviar) son conocidas por su implementación relativamente sencilla. Siguen ganando popularidad (al menos en parte) debido a esta fácil integración, especialmente en comparación con las costosas soluciones a medida, sugiere Human Resource Executive, una revista centrada en cuestiones estratégicas de RRHH.
  1. Automatización: Las herramientas de colaboración digital no están ahí para reflejar simplemente los procedimientos de la oficina de forma virtual. Con la automatización, la tecnología colaborativa acelera procesos tradicionalmente manuales.

    Por ejemplo, las empresas de medios de comunicación que utilizan Adpoint OMS de Lineup pueden establecer reglas predefinidas para la aprobación automática de pedidos (esta es solo una de las formas en que Adpoint puede impulsar la colaboración en línea).

 

Si su tecnología de colaboración no cumple las expectativas, vuelva a examinarla

Las empresas de medios de comunicación deben asegurarse de que la tecnología no se interpone en el camino de la colaboración. Lo más probable es que ya dispongan de algunas herramientas de colaboración, pero eso no significa que estén a la altura de las tareas necesarias.

Para los editores que están reexaminando sus herramientas actuales en busca de capacidades en tiempo real, funciones de automatización y posibilidades de integración en toda la organización, la inversión vale la pena.

Por un lado, una colaboración más fluida conduce a menos frustraciones. Además, los recursos no estarán tan atados a la administración. También está la moral del equipo: "Incluso la percepción de los trabajadores de que están trabajando colectivamente, según un estudio de 2014, puede mejorar su rendimiento", según un artículo de investigación de Deloitte.

Si la mera percepción de la colaboración ayuda, imagínese cómo puede mejorar drásticamente el rendimiento de un equipo cuando tiene a mano las herramientas de colaboración más eficaces

Estas herramientas sólo van a desempeñar un papel más importante en el futuro, y si adoptan la colaboración digital hoy, los editores pueden evitar más trastornos más adelante.

Neil Rigby

Neil lleva en Lineup desde 2011, donde trabajó en el equipo de despliegue y como PYME digital, antes de convertirse en Director de Producto OMS y Digital, aportando su considerable experiencia al cargo.