Qué hacer cuando su sistema heredado se está extinguiendo [5 consejos]

Si tiene un sistema que está en las últimas, es crucial que considere la posibilidad de actualizar su tecnología por motivos de seguridad, así como para mejorar la eficiencia dentro de su organización.

A continuación, explicaremos 5 cosas que, como editor, debe hacer cuando su sistema heredado esté a punto de desaparecer, y ofreceremos algunos consejos para ayudarle a que el proceso sea lo más fluido posible.

Pregunte a su equipo qué necesita en una nueva solución

Una cuarta parte de los trabajadores estadounidenses afirma que la tecnología de su empresa obstaculiza su productividad. Para evitar que esto ocurra en su empresa de medios de comunicación, su primer objetivo debe ser tranquilizar al personal y superar sus objeciones a cambiar de tecnología o de proveedor. Su equipo debe saber que podrá seguir haciendo su trabajo con un nuevo sistema (y, en el mejor de los casos, que el proceso será aún mejor).

Siéntese ante un ordenador con algunos de sus empleados y su sistema heredado en funcionamiento, y realice una breve entrevista para recabar información sobre sus experiencias con la tecnología. Aproveche esta oportunidad para demostrar a su equipo que está escuchando y déles la oportunidad de compartir sus preocupaciones. He aquí algunos ejemplos de preguntas que puede formular:

• ¿Con qué frecuencia utiliza nuestro sistema actual?
• ¿Qué es lo que más le gusta de utilizar el sistema?
• ¿Qué le disgusta de utilizar el sistema?
• ¿Cómo se realiza [inserte aquí la tarea]? Por favor, demuéstremelo.
• ¿Qué funcionalidad le falta a este sistema?

Antes de buscar alternativas, debe recabar la opinión y el apoyo de todos los departamentos que dependen de su sistema heredado, tanto si utilizan el sistema de forma práctica como si simplemente reciben informes de él. Esta parte del proceso de extinción le ayudará a asegurarse de que, cuando seleccione una nueva solución, ésta aborde sus retos empresariales, funcione para sus usuarios finales y no acabe acumulando polvo en una estantería virtual.

Decida si va a integrar, construir o comprar un sistema

Ahora tiene una idea clara de lo que las partes interesadas necesitan en una nueva solución. Es probable que esto incluya la capacidad de gestionar los pedidos y la facturación de los anunciantes, informar sobre el rendimiento de las campañas e impulsar futuras ventas mediante tácticas automatizadas. Como editor, su mejor opción es un sistema que pueda llevar a cabo todas estas tareas.

Puede optar por integrar la nueva tecnología con su solución actual; sin embargo, cuando su sistema heredado está llegando a su fin, esta opción sólo puede ser un parche temporal. Puede optar por crear un nuevo sistema internamente para lograr una personalización precisa, pero tenga en cuenta que este esfuerzo puede suponer una importante merma de sus recursos informáticos. También puede optar por adquirir una solución de un proveedor y configurarla para satisfacer las necesidades de su equipo.

Cada medio de comunicación es diferente y no existe una respuesta única a la pregunta "integrar, construir o comprar". Puede optar por incorporar elementos de las tres opciones en su planteamiento. Recuerde centrarse en el futuro a largo plazo de su empresa cuando tome esta decisión, en lugar de centrarse únicamente en lo que necesita hoy.

Elija su nueva tecnología

Si decide comprar en lugar de crear, es importante que evalúe detenidamente a varios proveedores. Averigüe en qué medida el sistema de cada proveedor ha ayudado a sus clientes a aumentar las ventas y los ingresos, tanto en el ámbito de la publicidad como en el de las suscripciones. No olvide tampoco a su personal. Pregunte a cada proveedor cuánto tiempo ha ahorrado su solución a los equipos de TI, marketing, ventas y finanzas de sus clientes.

También debe evaluar la longevidad y escalabilidad de cada nuevo sistema que esté considerando. Es probable que a estas alturas ya esté sintiendo el dolor del proceso de extinción, por lo que no querrá tener que volver a pasar por todo ello dentro de dos años. Piense en cómo será su negocio en el futuro; por ejemplo, ¿dependerá más de los ingresos por suscripción que ahora? Si la respuesta es afirmativa, la nueva solución deberá ser compatible con la evolución de la estrategia de suscripción.

Firmar un contrato

Enhorabuena. Ha elegido un nuevo sistema de venta de medios. Antes de ponerte manos a la obra, revisa detenidamente las especificaciones del contrato, por ejemplo, cómo se supone que funciona la tecnología y cómo evalúa el proveedor su rendimiento. Averigüe qué tipo de garantía incluye la solución y qué tipo de atención al cliente ofrece el proveedor. No entable una relación que termine en el momento en que haya pagado el software.

Por último, no olvide hablar con su proveedor sobre la propiedad de los datos. Como editor, debe tener claro si los datos de audiencia de su sistema son de su propiedad y qué dice su contrato sobre el almacenamiento, el acceso y el uso compartido de los datos.

Elabore un plan de copia de seguridad y migración de datos

Este paso del proceso de extinción es fundamental para garantizar una transición fluida de datos limpios del sistema antiguo al nuevo.

"Aunque hagas una copia de seguridad de todos tus datos antes de migrarlos, sería prudente mantener los datos del sistema heredado en modo de sólo lectura", sugiere este artículo de SecurityIntelligence. "La decisión de mantener la opción de sólo lectura en el sistema heredado depende del coste (licencias y requisitos de mantenimiento), de cuestiones de cumplimiento y de la necesidad de que esos datos se actualicen en el futuro." 

Además, antes de migrar sus datos, debe auditar su base de datos existente para que los datos que traslade a su nueva solución estén lo más limpios posible. Los datos de audiencia son una moneda preciosa para los editores, y cuanto más precisos sean, más valiosos serán para los anunciantes. No conviene trasladar un antiguo desorden a un nuevo sistema.

Ya está listo para iniciar la migración. Puede optar por migrar sus datos por fases para minimizar las interrupciones a su personal y para que puedan familiarizarse con un aspecto de su nueva tecnología a la vez. Este enfoque también da a su equipo de TI la oportunidad de verificar que su nueva solución es segura.

Descargue nuestra plantilla de solicitud de propuestas

Si tiene dificultades para encontrar una nueva solución que sustituya a su sistema heredado, pruebe a redactar una solicitud de propuesta. De este modo, se asegurará de obtener el apoyo necesario de los departamentos pertinentes y de encontrar una solución que satisfaga las necesidades de toda la organización. Descargue esta plantilla para empezar.