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Les éditeurs sont confrontés à des contraintes budgétaires dues à la baisse des recettes publicitaires provoquée par la pandémie de Covid-19. C'est le moment idéal pour se concentrer sur l'audit de vos flux et processus internes afin de trouver des opportunités d'automatisation et de réduction des coûts administratifs.

Il est important d'identifier les gains d'efficacité internes pour plusieurs raisons. Tout d'abord, selon une étude réalisée par Ultimate Software, plus de 90 % des employés affirment que les technologies qui contribuent à rationaliser leur travail ont un impact positif sur leur satisfaction professionnelle.

L'audit des flux de travail et des processus internes permet également aux éditeurs de libérer le temps consacré aux tâches administratives afin qu'ils puissent se concentrer sur l'amélioration de l'expérience client pour leurs annonceurs et sur la réduction de leur coût moyen par vente. Dans cet article, nous allons explorer quelques façons dont votre entreprise de médias peut utiliser l'audit des flux de travail et des processus pour faire progresser son activité.

Préparer le terrain

Pour commencer, nous vous recommandons de désigner une personne de chaque équipe (marketing, ventes, finances, RH, etc.) de votre organisation médiatique impliquée dans l'évaluation pour diriger l'audit interne du flux de travail et des processus au sein de son département. La désignation d'un chef de projet par équipe contribue à l'organisation et à la responsabilisation.

Le chef de projet peut ensuite recueillir des informations sur les tâches habituelles de chaque membre de l'équipe et sur le temps qu'elles prennent actuellement. Si possible, il est également utile d'évaluer la valeur commerciale (c'est-à-dire le retour sur investissement) de chaque tâche.

Une fois que vous disposez de ces informations, demandez à vos employés comment ils pensent que leur charge de travail pourrait être rendue plus efficace ou si certaines tâches pourraient être entièrement éliminées. Vos employés sont les plus familiers de ces tâches et vous obtiendrez donc probablement des informations précieuses en leur demandant leur avis.

Ensuite, passez en revue tout ce que vous avez appris, fixez des objectifs qui précisent dans quelle mesure vous souhaitez accroître votre efficacité afin de pouvoir évaluer les progrès accomplis, et établissez un plan pour vous attaquer à quelques domaines clés. Nous allons maintenant nous pencher sur ces domaines en détail.

5 façons d'améliorer l'efficacité de votre organisation médiatique

Éliminer les tâches manuelles dans la mesure du possible

Chaque entreprise de médias a probablement des possibilités d'automatisation, par exemple dans son approche des médias sociaux. Deux tiers des éditeurs utilisent l'automatisation des médias sociaux dans une certaine mesure, mais seulement 25 % ont mis en œuvre une automatisation complète, s'appuyant entièrement sur l'intelligence artificielle (IA) pour partager le contenu sur les différents canaux. Cela signifie que le contenu qu'ils publient, y compris le titre et l'image, est créé à l'aide de l'IA - et la technologie détermine même le meilleur moment pour le publier.

L'automatisation de la distribution du contenu des médias sociaux permet à votre organisation de gagner du temps sur les tâches manuelles et répétitives, afin que le personnel puisse se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée telles que l'engagement de l'audience et la gestion de la communauté.

Supprimer des étapes dans le processus de réservation des annonces

En tant qu'éditeur, vous savez combien il est fastidieux de créer des ordres d'insertion personnalisés pour chaque annonceur. C'est également totalement inutile dans les cas où plusieurs ordres comportent plusieurs critères identiques.

La création de modèles pour les critères de ciblage les plus courants ou pour des audiences entières vous permet de réduire le nombre d'étapes de votre processus de réservation publicitaire, ce qui simplifie le processus pour vos commerciaux et leur fait gagner du temps.

Mettre en place un portail publicitaire en libre-service

Vous pouvez encore simplifier le processus de réservation en mettant en place une solution en libre-service que vos annonceurs peuvent utiliser de manière autonome. Cela permettra à vos commerciaux de ne plus avoir à gérer de nombreux petits comptes et de se concentrer sur la recherche de comptes plus importants, capables d'apporter des affaires à plus long terme ou plus substantielles à votre média.

La mise en place d'un portail en libre-service ne signifie pas que vous cesserez d'offrir un service de qualité à vos petits annonceurs. La solution offre simplement un moyen d'automatiser et d'améliorer l'efficacité de votre entreprise en permettant à votre équipe de vente de donner la priorité aux comptes à fort chiffre d'affaires.

Automatiser les étapes de votre processus d'approbation

Nous sommes tous passés par là : imprimer, signer, numériser, télécharger et envoyer par courrier électronique contrat après contrat, alors que l'heure tourne dans une journée de travail bien remplie. Vous pouvez rendre le processus d'approbation de votre média plus efficace en utilisant les signatures numériques, qui multiplient par 25 en moyenne la vitesse d'exécution d'un document signé.

Les signatures numériques constituent un moyen simple et sûr de faire des affaires, en réduisant le délai entre l'envoi et la signature du contrat. Elles vous permettent également d'économiser des frais d'impression, de courrier et d'autres frais administratifs.

Augmenter la flexibilité de votre environnement de travail

La pandémie de Covid-19 a alimenté le débat sur le travail à distance comme jamais auparavant au sein de la main-d'œuvre du savoir, et il est de plus en plus évident que de nombreux professionnels sont plus productifs en travaillant à domicile qu'au bureau.

"Selon nos données, les travailleurs à distance ont augmenté de 4 % le temps quotidien moyen consacré à leur travail principal et diminué de 18 % le temps consacré à la communication (par rapport aux employés de bureau)", indique cet article de RescueTime.

Ce qu'il faut en retenir ? Une productivité accrue permet d'améliorer l'efficacité globale de votre entreprise. Même si vous n'êtes pas obligé de passer à une main-d'œuvre entièrement à distance, votre entreprise de médias pourrait bénéficier d'une ouverture au travail à distance. 

Utilisez la technologie pour automatiser vos flux de travail

Le flux de travail Adpoint de Lineup peut aider à réduire le temps que votre équipe passe sur des tâches administratives banales, leur permettant ainsi de saisir des opportunités de revenus.

Vous pouvez personnaliser le Workflow Adpoint pour répondre à vos besoins et adhérer à vos politiques. Pour en savoir plus, découvrez 10 tâches que nos clients automatisent couramment à l'aide d'Adpoint Workflow

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