Vous est-il déjà arrivé de "signer" un PDF avec une photo de votre signature et de vous demander : "Est-ce légal ?" Ou encore, si vous recherchez la conformité la plus stricte, vous imprimez chaque document, vous le signez au stylo et vous en renvoyez une copie scannée. En réalité, ces pratiques peuvent s'avérer utiles pour les petits accords, mais elles ne sont pas toujours juridiquement contraignantes. Cela ne signifie pas que tous les contrats doivent être signés en personne - en fait, il existe des outils pour vous aider à documenter une signature suffisamment fiable.
C'est là que lessignatures numériquesentrent en jeu.
La solution de signature électronique (numérique) prête à l'emploi de Lineup (fournie par notre plugin Proposal Builder) utilise la technologieSignRequestpour capturer les signatures des clients. Lorsque les signatures numériques sont activées, vos clients peuvent signer numériquement les propositions ou les documents de confirmation de commande après avoir cliqué sur un lien envoyé à leur courrier électronique. Ce processus constitue une alternative légale à la méthode traditionnelle, où l'utilisateur doit imprimer, signer et scanner un document, avant de le renvoyer pour qu'il soit joint manuellement dans votre système de gestion des commandes.
En moyenne,les signatures numériques permettent de multiplier par 25 le délai d'exécutiond'un document signé de 25 fois !En outre, les entreprises qui utilisent un outil de signature numérique peuvent s'attendre à.. :
- Opportunités d'automatisation :lorsque le Proposal Builder et les signatures numériques sont activés dans Adpoint, vous pouvez définir des règles de workflow pour automatiser la majeure partie de votre processus d'approbation, économisant ainsi du temps, de l'énergie et de l'argent !
- Des délais d'exécution plus courts :le moyen le plus simple de réduire le délai entre l'envoi du contact et la signature du contrat est de faciliter et de sécuriser la signature.
- Réduction des coûts :donnez à votre équipe les moyens de consacrer du temps à ce qui compte vraiment, au lieu de courir après les signatures. Économisez sur les coûts d'impression et de courrier.
Les avantages des signatures numériques sont évidents, mais pour certains, la question de la légalité demeure.Il estimportant de noter que seul un juge peut décider en dernier ressort de la validité d'une signature.Toutefois, les signatures numériques reposent sur une base juridique solide et ont étéconfirmées par les tribunauxdans de nombreux cas.
À titre de référence, voici quelques informations sur les cadres juridiques relatifs aux signatures numériques dans l'UE et aux États-Unis :
Union européenne : règlement eIDAS
Depuis le 1er juillet 2016, tous les États membres de l'UE ont adopté le règlement (UE) n° 910/2014 (également connu sous le nom d'eIDAS). Ainsi, tous les États membres de l'UE disposent des mêmes réglementations en matière de signatures électroniques.
eIDAS Article 25 : Effets juridiques des signatures électroniques
"Une signature électronique ne peut se voir refuser l'effet juridique et l'admissibilité comme preuve dans une procédure judiciaire au seul motif qu'elle se présente sous une forme électronique ou qu'elle ne satisfait pas aux exigences relatives aux signatures électroniques qualifiées".
(Source : Article 25 eIDAS)
Cela garantit qu'un document signé électroniquement peut être admis comme preuve d'un contrat. En outre, SignRequest est classé parmi les signatures électroniques avancées, ce qui est avantageux en cas de litige, car les exigences en matière de niveau de preuve sont plus élevées.
eIDAS Article 26 : Exigences relatives aux signatures électroniques avancées
Une signature électronique avancée répond aux exigences suivantes :
- il est lié de manière unique au signataire ;
- il est capable d'identifier le signataire ;
- elle est créée à l'aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ; et
- il est lié aux données qu'il signe de manière à ce que toute modification ultérieure des données soit détectable.
(Source : Article 26 eIDAS)
États-Unis
Deux lois établissent la légalité des signatures électroniques aux États-Unis.
- La loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), promulguée le 30 juin 2000, prévoit une règle générale de validité des enregistrements et des signatures électroniques pour les transactions effectuées dans le cadre du commerce interétatique ou étranger ou ayant une incidence sur celui-ci.
- L'UETA (1999) établit l'équivalence juridique des enregistrements et des signatures électroniques avec les écrits sur papier et les signatures manuelles, supprimant ainsi les obstacles au commerce électronique.
Conformité SignRequest
SignRequest (qui alimente la fonctionnalité de signature numérique d'Adpoint) délivre des certificats numériques avancés de signature électronique. Un certificat numérique est comme la version électronique d'un passeport et ne sera délivré qu'après vérification de votre identité par un tiers de confiance (appelé Autorité de Certification ou AC).
Les certificats de niveau avancé sont conformes aux exigences fixées par eIDAS (règlement (UE) n° 910/2014).Ci-dessous, une explication sera donnée sur ces exigences confirmant la conformité de SignRequest.
1) Il est lié de manière unique au signataire
SignRequest fournit un "journal de signature" une fois que le document est signé. Ce journal fournit un lien unique vers le signataire du document et le document signé.
2) Il permet d'identifier le signataire.
Le "journal de signature" de SignRequest contient les informations suivantes sur le signataire :
- Adresse électronique
- Tous les apports ont été faits, par exemple :
- Nom et signature
- Adresse IP lors de la signature
- Heure et date de la signature
- Code de hachage du document signé
Ces informations peuvent être utilisées pour identifier le signataire, et des critères supplémentaires peuvent également être saisis si nécessaire.Elle est créée à l'aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif.
Le signataire est le seul détenteur de la clé privée utilisée pour appliquer la signature (ce qui permet de vérifier son identité). Le signataire peut garder son compte de courrier électronique, son téléphone et/ou son compte SignRequest sous son contrôle exclusif.
Il est lié aux données qu'il signe de manière à ce que toute modification ultérieure des données soit détectable.
Le "journal de signature" fourni par SignRequest contient un code de hachage. Ce code de hachage est unique pour chaque document, et toute modification apportée au document se traduira par un nouveau code de hachage. Il est donc possible de comparer le code du document avec le code de hachage du journal de signature pour déterminer que le document n'a pas été modifié. Lorsqu'un destinataire ouvre le document signé, le processus de vérification de la signature vérifie automatiquement si des modifications ont été apportées au document depuis sa signature.
En outre, le journal de signature et les codes de hachage du document sont envoyés par courrier électronique une fois que toutes les parties ont signé, et un journal de tous les codes de hachage est conservé. Les documents peuvent également être scellés avec le certificat numérique de SignRequest.
Pour commencer
La mise en place de signatures numériques avec Adpoint est simple. Tout d'abord, vous aurez besoin de notre plugin Proposal Builder, qui vous permet d'automatiser le processus de création de vos propositions. Contactez votre gestionnaire de compte pour en savoir plus ou pour commencer.
