Que faire lorsque votre ancien système disparaît [5 conseils] ?

Si vous disposez d'un système en fin de vie, il est essentiel d'envisager une mise à niveau de votre technologie à des fins de sécurité, ainsi que pour améliorer l'efficacité au sein de votre organisation.

Nous aborderons ici les 5 choses que vous devez faire en tant qu'éditeur lorsque votre système existant disparaît, et nous vous donnerons quelques conseils pour vous aider à rendre le processus aussi fluide que possible.

Demandez à votre équipe ce qu'elle attend d'une nouvelle solution

Un quart des travailleurs américains déclarent que la technologie de leur entreprise nuit à leur productivité. Pour éviter que cela ne devienne la réalité au sein de votre entreprise de médias, votre premier objectif doit être de mettre votre personnel à l'aise et de surmonter ses objections quant au changement de votre technologie ou de votre fournisseur. Votre équipe doit savoir qu'elle pourra continuer à travailler avec un nouveau système (et idéalement, que le processus sera encore meilleur).

Asseyez-vous devant un ordinateur avec quelques-uns de vos employés et votre ancien système en marche, et menez un bref entretien pour recueillir leurs impressions sur leur expérience de la technologie. Profitez de cette occasion pour montrer à votre équipe que vous l'écoutez et pour lui donner la possibilité de faire part de ses préoccupations. Voici quelques exemples de questions que vous pouvez poser :

• Quelle est la fréquence d'utilisation de notre système actuel ?
• Qu'est-ce qui vous plaît le plus dans l'utilisation du système ?
• Qu'est-ce qui vous déplaît dans l'utilisation du système ?
• Comment faites-vous pour accomplir [insérer une tâche ici] ? Faites-moi une démonstration.
• Quelle est la fonctionnalité manquante de ce système ?

Avant de chercher des solutions de remplacement, vous devez demander l'avis et l'approbation de tous les services qui dépendent de votre ancien système, qu'ils l'utilisent de manière pratique ou qu'ils en reçoivent simplement des rapports. Cette partie du processus de démantèlement vous permettra de vous assurer que, lorsque vous choisirez une nouvelle solution, elle répondra à vos défis commerciaux, fonctionnera pour vos utilisateurs finaux et ne finira pas par prendre la poussière sur une étagère virtuelle.

Décider d'intégrer, de construire ou d'acheter un système

Vous avez maintenant une idée claire de ce que vos partenaires attendent d'une nouvelle solution. Il s'agit probablement de la capacité à gérer les commandes et la facturation des annonceurs, à établir des rapports sur les performances des campagnes et à stimuler les ventes futures grâce à des tactiques automatisées. En tant qu'éditeur, vous avez tout intérêt à opter pour un système capable de réaliser toutes ces tâches.

Vous pouvez choisir d'intégrer une nouvelle technologie à votre solution actuelle ; cependant, lorsque votre ancien système est en train de disparaître, cette option ne peut être qu'un palliatif temporaire. Vous pouvez opter pour la création d'un nouveau système en interne afin d'obtenir une personnalisation précise, mais gardez à l'esprit que cet effort peut peser lourdement sur vos ressources informatiques. Vous pouvez également décider d'acheter une solution auprès d'un fournisseur et de la configurer pour répondre aux besoins de votre équipe.

Chaque média est différent et il n'existe pas de réponse unique à la question de l'intégration, de la construction ou de l'achat. Vous pouvez choisir d'incorporer des éléments des trois options dans votre approche. N'oubliez pas de vous concentrer sur l'avenir à long terme de votre entreprise lorsque vous prenez cette décision, plutôt que de vous concentrer uniquement sur ce dont vous avez besoin aujourd'hui.

Choisissez votre nouvelle technologie

Si vous décidez d'acheter plutôt que de construire, il est important d'évaluer plusieurs fournisseurs de manière réfléchie. Renseignez-vous sur la mesure dans laquelle le système de chaque fournisseur a aidé ses clients à augmenter leur pipeline et leur chiffre d'affaires, tant du côté de la publicité que de celui des abonnements. Ne perdez pas de vue votre personnel non plus. Demandez à chaque fournisseur combien de temps sa solution a fait gagner aux équipes informatiques, marketing, commerciales et financières de ses clients.

Vous devez également évaluer la longévité et l'évolutivité de chaque nouveau système que vous envisagez. Il est probable que vous ayez déjà ressenti la douleur du processus d'extinction à ce stade, vous ne voulez donc pas avoir à recommencer deux ans plus tard. Pensez à l'avenir de votre entreprise - par exemple, serez-vous plus dépendant des revenus d'abonnement qu'aujourd'hui ? Si la réponse est oui, votre nouvelle solution devra prendre en charge l'évolution de votre stratégie d'abonnement.

Signer un contrat

Nous vous félicitons ! Vous avez choisi un nouveau système de vente de médias. Avant d'écrire, examinez attentivement les spécifications du contrat, notamment la manière dont la technologie est censée fonctionner et la façon dont le fournisseur évalue ses performances. Renseignez-vous sur le type de garantie qui accompagne la solution et sur le type d'assistance à la clientèle qu'offre le fournisseur. Ne vous engagez pas dans une relation qui prend fin dès que vous avez payé le logiciel.

Enfin, n'oubliez pas de discuter de la propriété des données avec votre fournisseur. En tant qu'éditeur, vous devez savoir clairement si vous êtes propriétaire des données d'audience au sein de votre système et ce que prévoit votre contrat en matière de stockage, d'accès et de partage des données.

Élaborer un plan de sauvegarde et de migration des données

Cette étape du processus de démantèlement est essentielle pour assurer une transition transparente des données de l'ancien système vers le nouveau.

"Même si vous sauvegardez toutes vos données avant de les migrer, il serait judicieux de conserver les données du système existant en mode lecture seule", suggère cet article de SecurityIntelligence. "La décision de conserver l'option de lecture seule dans le système existant dépend du coût (licences et exigences de maintenance), des questions de conformité et de la nécessité de mettre à jour ces données à l'avenir. 

En outre, avant de migrer vos données, vous devez procéder à un audit de votre base de données existante afin que les données que vous transférez vers votre nouvelle solution soient aussi propres que possible. Les données d'audience sont une monnaie précieuse pour les éditeurs, et plus elles sont précises, plus elles ont de valeur pour les annonceurs. Vous ne voulez pas introduire un vieux désordre dans un nouveau système.

Vous êtes maintenant prêt à commencer la migration. Vous pouvez choisir de migrer vos données par étapes afin de minimiser les perturbations pour votre personnel et de lui permettre de se familiariser avec un aspect de votre nouvelle technologie à la fois. Cette approche permet également à votre équipe informatique de vérifier que votre nouvelle solution est sécurisée.

Télécharger notre modèle d'appel d'offres

Si vous avez du mal à trouver une nouvelle solution pour remplacer votre ancien système, essayez de rédiger un appel d'offres. Cela vous permettra d'obtenir l'adhésion des services concernés et d'opter pour une solution qui réponde aux besoins de l'ensemble de votre organisation. Téléchargez ce modèle pour commencer.